Verslag ingelaste vergadering RC Nijmegen 24 maart 2022

 

 

Verslag bespreking RCN d.d. 24 maart 2022

Locatie:            Restaurant Groenewoud

Aanvang:          20.00 uur

Voorzitter:        Jan Roelof Moll

Notulist:           Jeroen Simkens

Aanleiding;

Extra ingelaste vergadering vanwege de ontstane onrust rondom het proces tot komen tot nieuwe statuten en huishoudelijk reglement en het vertrek van Cees Gips.

Aanwezig zijn 21 leden. Een 5-tal leden was afwezig met bericht.

De voorzitter opent de vergadering met  een huishoudelijke mededeling en het noemen van enkele afwezigen met bericht. Hij refereert aan de opmerkingen van Paul Dirven in zijn bericht: “ Misschien is het goed de groep er aan te herinneren dat we de statuten nodig hebben om als we een event organiseren ons te kunnen verzekeren. Daar is het allemaal jaren geleden mee begonnen…
En voorts zou ik de suggestie willen doen dat leden zowel onderling als richting bestuur geen gebruik maken van Cc-lijsten bij het uiten van suggesties en/of kritiek.”

Verslag:

  • Voordat we in gesprek gaan over het proces rondom de statuten en HHR geeft de voorzitter even kort het woord aan Qader;
  • Qader vraagt aandacht en steun voor een initiatief waar hij nauw bij betrokken is. Zoals bekend hebben hij en zijn vrouw een dochter van Oekraïense vrienden opgevangen. Op zondag 17 april (1e Paasdag) willen ze een benefietconcert organiseren bij De Lindenberg. Doel is om te verbinden en om geld op te halen voor een nader te bepalen goed doel in Oekraïne. Er zullen waarschijnlijk veel Nijmeegse artiesten en bekenden medewerking aan verlenen. Ook denken ze aan een veiling door Hubert Bruls.
  • Hij vraagt ons als club om mededrager te zijn van dit evenement. Door middel van kaartjes kopen (bv voor de Oekraïense vluchtelingen die we mogelijk gaan ophalen) en door veilingitems te sponsoren. Wellicht nog andere zaken. Nadere info volgt.
  • De voorzitter opent de vergadering met een korte inleiding. Hierin verwoordt hij in hoofdlijnen wat ook in de brief stond welke namens het bestuur verstuurd werd op 25 februari jl. Dat we als bestuur in dit proces onvoldoende sturing hebben gegeven/ gehouden. Met name in communicatie over het proces en tijdslijnen.

Doel van de bijeenkomst vandaag is terugblikken op het proces. Lering trekken en verduidelijking geven. En daarnaast vooruitblikken. Doel is nog immer om binnen afzienbare tijd te komen tot nieuwe (en gedragen) statuten en HHR.

Hij duidt hierin ook dat in december 2021 de voorliggende concepten zijn voorgelegd aan de gouverneur met de vraag wat haar visie is op het geheel. Hierop is in januari het antwoord gekomen, zonder heel specifiek te zijn’ dat we als club hierin onze eigen koers mogen varen.

Jacqueline LeGrand vraagt het woord;

  • Als mede commissielid Statuten en HHR wil Jacqueline graag een schets geven van haar beeld over de gang van zaken.
  • Mede omdat ze naar aanleiding van het vertrek van Cees veel vragen heeft gehad.
  • Het project statuten en HHR is een erg langlopend project geweest (al ruim 2,5 jaar) onder meerdere voorzitters. Er is constructief en fijn samengewerkt met Cees Gips en het bestuur/ diverse voorzitters. COVID19 heeft het proces enorm vertraagd.
  • Vertrekpunt om te komen tot nieuwe statuten en HHR waren een aantal uitgangspunten;
  • Vastleggen van statuten en HHR om de formele zaken (o.a. bestuursaansprakelijkheid) goed te regelen. Passend bij een vereniging.
  • Smalle top, brede basis met meer zeggenschap voor de leden
  • Liberale statuten, passend bij onze club en onze manier van werken
  • Het proces zoals gekozen was om in 2 sessies inhoudelijk de concepten te bespreken/ toelichting te geven binnen de club en leden de gelegenheid te geven hun vragen schriftelijk te stellen. Deze input zou dan meegenomen worden en wederom plenair worden besproken tijdens een bijeenkomst.
  • Uiteindelijk zijn er van 10 leden schriftelijke reacties ontvangen.
  • Bedoeling was dat deze leden een ontvangstbevestiging zouden hebben ontvangen. Hun input zou door de commissie worden meegenomen/ gewogen. En uiteindelijk in een plenaire sessie worden besproken. Dus geen persoonlijke correspondentie.

Over dit proces en het al dan niet verstuurd zijn van ontvangstbevestigingen is veel ruis. Mede door de lange doorlooptijd a.g.v.COVID19.

  • Uiteindelijk resulteerde dit in een 2e ronde brieven door 4 leden waarin de toon ronduit ‘scherp’ werd. Van deze 4 leden hebben er 3 inhoudelijke opmerkingen en verwijst er 1 naar het landelijke beleid rondom statuten en HHR.
  • Cees Gips heeft in de laatste fase schriftelijke reacties gehad zeer stevig van toon. Bij hem ontstond het gevoel dat er een groep ontstond met een boodschap die een ondertoon had die hij niet begreep, en hem tegen de borst stuitte. Hierop heeft hij zijn conclusies getrokken en zich teruggetrokken uit de commissie en ook zijn lidmaatschap  beëindigd. Op dit besluit komt hij niet terug.
  • Jacqueline vindt dat ze niet voldoende is gehoord in de daaropvolgende communicatie vanuit het bestuur. Inhoudelijk overleg heeft pas plaatsgevonden nadat de brief van 25 februari reeds was verstuurd. Hierin wordt gesteld dat ze zich heeft teruggetrokken uit de commissie. Dit heeft ze niet gedaan. De bos bloemen die ze kreeg als dank voor haar commissiewerk, vond ze een verwarrend gebaar.
  • Haar indruk is dat er binnen de commissie op een goede en prettige wijze is samengewerkt. Met een duidelijk doel en een voor de commissie helder proces. Ruis is met name ontstaan in communicatie. Mede als gevolg van de lange duur van het proces en de vele onderbrekingen als gevolg van COVID19. Partijen hadden eerder met elkaar in gesprek moeten gaan. Daarmee bedoelt ze de briefschrijvers, het bestuur en de commissie.

Reijer Goettsch;

  • Reijer staat op en maakt zich kenbaar als ‘een van de 4 briefschrijvers’.
  • Hij geeft aan het erg te betreuren hoe de gehele gang van zaken is gelopen
  • Voor de volledigheid merkt hij op, zonder oordeel, dat er van enige ontvangstbevestiging op zijn schrijven geen sprake is geweest. En dat hij vindt dat als je een vraag stelt er ook antwoord moet komen. Op welke wijze/ proces dan ook.
  • Het gesprek dat is gevoerd nadien met enkele bestuursleden is gewaardeerd en constructief geweest.
  • Zijn belangrijkste inhoudelijke vragen waren erop gericht dat bij het opstellen van nieuwe statuten en HHR wel de grenzen die Rotary International stelt gevolgd moeten worden. Anders ben je geen Rotaryclub meer.

In de dialoog over en weer worden goede vragen gesteld door o.a. Helmy Schellens, Birgit Hendriks en Saskia de Wildt.

Fred Mouw;

  • Fred bepleit zeer sterk ‘keep it simple’. Hij verwijst hierin naar zijn brief aan de leden van 1 maart jl.
  • Cees Gips heeft goed werkt geleverd! Het voldoet aan de NL wet- en regelgeving en is uitstekend verwoord. Vanuit zijn juridische achtergrond staat hij hier volledig achter.
  • Wel is er in zijn visie te ruimhartig afgeweken van de standaard statuten zoals Rotary International voorschrijft.
  • Hij heeft de voorgaande standaardmodellen (2004/ 2016/2019) inhoudelijk bekeken en refereert eraan dat er per juni 2022 een nieuw standaard model volgt. Hierin zal met name de attendanceplicht ‘vrijer’ worden opgenomen.
  • Hij pleit er sterk voor om deze te volgen en enkel af te wijken op de onderdelen waarvoor hier ruimte voor wordt geboden. Dit eenvoudig en snel te regelen. Waarom dan hiervoor een nieuwe commissie in het leven roepen. Gewoon de hoofdlijnen vasthouden zoals RI deze voorschrijft.

We sluiten het terugblikken op het proces hiermee af.

De voorzitter geeft aan dat er een vernieuwde commissie komt om op korte termijn alsnog te komen tot nieuwe statuten en HHR. Hierin zullen zitting nemen Jacqueline LeGrand, Helmy Schellens en Jan Roelof Moll.

Met name goede communicatie over het te volgen proces van totstandkoming, besluitvorming en tijdslijnen zal hierin centraal staan. De algemene mening van de aanwezige leden is om bij voorkeur hierin de nieuwe standaard statuten (versie juni 2022) te gaan volgen. En laten we voorkomen dat er weer allerhande vormen van bilaterale dialoog gevoerd gaat worden. Maar vanuit een duidelijk proces de mening/ vragen die leven bij de leden te verzamelen en hierin inzicht te geven aan de gehele club. Saskia de Wildt geeft hiervoor een voorbeeld hoe dit te borgen met een Excelsheet.

  • Francis Raijmakers geeft ook nog mee om heel goed te verankeren welk proces van besluitvorming gevolgd gaat worden. Quorum van minimaal aanwezige leden op een ALV om tot een rechtsgeldige en gedragen besluitvorming te komen.
  • De commissie zal op korte termijn een stappenplan op papier zetten over de te volgen werkwijze, met hierin ook de besluitvormingsprocedure.

Rondvraag:

  • Qader vraagt nogmaals aandacht voor de benefietavond op 17 april en doet een oproep voor mooie veilingitems die de burgemeester kan veilen die middag.
  • Lilian wil nogmaals haar waardering uitspreken voor de nieuwe commissie en dat ze ondanks het tumult openstaan om dit heikele onderwerp af te gaan ronden.
  • Fred Mouw vraagt aandacht voor een interessante reportage op NPO a.s. maandag 28/3 over kamp Westerbork, een gitzwarte bladzijde in de geschiedenis.

21.30 uur         De vergadering wordt door de voorzitter gesloten.